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英文メールのポイント。

高野直子

たまには役に立ちそうな話でも書いてみる。

ここ1週間、仕事で大量のメールを書きました。250通くらい。といっても最初の1通でひな型を使った文章を送り、お返事を頂いたものから順に個別にフォローアップしていくという形です（スパムとか営業とかじゃなくて、「お願い」のような内容）。そんな中、英文Eメールを書く上で大事かも、というポイントにいくつか気づいたので挙げてみます。

  1. 担当者に直接送る。担当者のアドレスが分からない場合は、転送希望の旨を本文の前に書いておく。
    会社の代表メールアドレスに出したからといって、読んだ人が内容をきちんと把握して転送してくれるとは限りません。「○○部の方で～～関係の担当者へ転送してください」と本文の前に簡潔に書いて出しましょう。担当者のいる部がはっきりと分からなくても、文頭に1・2センテンスで内容を要約をし、「転送願います」と書いたほうがきちんと処理してくれる確立が上がると思います。
  2. 文章はできるだけ短く！
    短ければ短いほどいい！…と、あえて言います。もちろん伝えたい内容を取りこぼしてはいけないんですが、最初のメールはとにかく簡潔にしたほうが反応がいいと思います。相手にどういうアクションを求めているのかをなるべくすっきりまとめた最後に、「何か質問があったら気軽に聞いてください」と付け加えておくほうが、先回りして冗長な説明をするよりも効果的なようです。そのために、箇条書きを活用するのもいいと思います。
  3. あくまで丁寧な姿勢で。
    “Thanks”とか、“Yes”とか、ステキなくらい簡潔なメール文を書く人もたくさん見たことがありますが（1行＋署名だけ！）、お願い・お問い合わせする立場にある場合は、多少丁寧さがあったほうがいいんじゃないでしょうか。簡潔さと丁寧さのバランスは微妙ですが、ひとこと “Thanks for your quick response.”などと書くくらいはいいと思います（個人的意見）。それからCouldとかWouldとかPleaseをウザくならない程度にちりばめるのもいいかと。
  4. 最後の手段…締切日指定
    別に最初から使ってもいい手だとは思いますが、今回の場合いきなり締切日を言い渡してお願いするのは失礼な気がして、第1通目のメールでは書くのを避けました。そのかわり、数日してから「あの件ですが、○日までにお願いします」と、リマインダー的な意味も込めてフォローアップすると、かなり反応が良かったです。忙しい人たちは、日にちを区切られた方がむしろ動きやすいのかもしれません。
  5. メールを電話でフォローアップ
    毎日超大量のメールをもらっていそうな人に送ったりする場合、電話で「メール送りました、よろしくお願いします」と伝えたほうがいい場合もあります（大量の電話をもらってる可能性もありますが…）。どうしても伝えたい内容なのに返信がなかなかない時などは試してみてください。話すのは苦手という方は、わざと留守電の時間を狙って、下書きしておいた文を読む、とか、FAXを送ってみるとか。

状況によっては当てはまらないポイントもありますが、ご参考までに。以上は私の個人的な意見なので、他にもっと参考になりそうなリンクも貼っておきます。

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